Archiwum Uniwersytetu Mikołaja Kopernika

Kontaktul. Mickiewicza 2/4, 87-100 Toruń
tel.: 56 611 22 32
fax: 56 611 22 04
e-mail: archiwum@umk.pl

Brakowanie akt i formularze

UWAGA!!! Brakowaniu podlegają materiały określone symbolem Bc, B-2, B-3, B-5, których okres przechowywania już minął. Czas przechowywania liczy się od 1 stycznia następnego roku kalendarzowego po załatwieniu sprawy, a kończy się w kolejnym roku po upływie pełnego roku, np. w przypadku akt kat. B-3, dla teczki zamkniętej w 2011 roku, czas przechowywania mija w 2015 roku.

Wydzieleniu na makulaturę nie podlegają akta organizacji, stowarzyszeń i kół studenckich.

  1. Brakowanie odbywa się pod kierunkiem Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji, w skład której wchodzą:
    • kierownik Archiwum UMK
    • pracownik z Archiwum UMK dla komórek organizacyjnych w kampusie toruńskim, lub pracownik z jego Oddziału Zamiejscowego dla komórek organizacyjnych w kampusie bydgoskim;
    • koordynator do spraw czynności kancelaryjnych;
    • dyrektor/kierownik komórki organizacyjnej, której dotyczą akta do wybrakowania.
  2. Brakowanie dokonywane w jednostce/komórce organizacyjnej odbywa się na podstawie spisu dokumentacji niearchiwalnej (formularz 1) oraz protokołu brakowania (formularz 2), sporządzone przez te jednostki/komórki organizacyjne.
  3. Protokół brakowania wraz z załączonym spisem materiałów przeznaczonych na zniszczenie należy przekazać do Archiwum UMK, celem uzyskania zgody na brakowanie, dokonania ekspertyz i wyłączeń.
  4. Spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie sporządza referent odpowiedzialny za daną dokumentację, oddzielnie dla każdego typu kategorii.
  5. Protokół brakowania i spisy dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się w 3 egz.
  6. Spisy dokumentacji oznaczonej symbolem B, BE, Bc, przeznaczonej na brakowanie, sporządza się oddzielnie, przy zachowaniu wyżej wymienionych warunków.
  7. Po uzyskaniu zgody na brakowanie, jednostki/komórki organizacyjne we własnym zakresie przekazują makulaturę na zniszczenie wraz z 1 egz. spisu dokumentacji niearchiwalnej i protokołu brakowania.

 

Formularze i wzory

  1. Spis dokumentacji nieaktowej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub brakowanie (wersja Word, wersja PDF)
  2. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (wersja Word, wersja PDF)